Tìm thuê văn phòng là một trong những bước quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình tìm thuê văn phòng, các doanh nghiệp thường gặp phải những sai lầm khiến việc thuê văn phòng không hiệu quả như mong muốn. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ một vài điều cần nhớ để hạn chế những sai lầm đáng tiếc có thể xảy ra và việc thuê văn phòng hiệu quả hơn.
Đừng chỉ quan tâm tới giá thuê văn phòng
Nhiều doanh nghiệp và khách thuê trong quá trình tìm thuê văn phòng chỉ chú ý tới giá thuê văn phòng và so sánh cao thấp nhưng lại không biết rằng thực tế giá thuê chỉ là một phần chi phí trong tổng chi phí mà quý khách hàng phải chi trả để vận hành một không gian làm việc. Vì vậy dừng lựa chọn tòa nhà dựa trên việc so sánh đơn giá. Quý khách hãy tổng hợp đủ những loại chi phí dưới đây:
Chỉ khi nào tổng hợp và ước lượng tổng chi phí quý khách mới có thể đánh giá chính xác nhất về giá thuê văn phòng và lựa chọn được tòa nhà phù hợp nhất với tài chính của doanh nghiệp.
Đừng vội đặt cọc giữ chỗ nếu bạn chưa đàm phán Hợp đồng
Một trình tự đàm phán thuê văn phòng thông thường sẽ gồm hai bước đó là:
Bước 1: Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương với 01 tháng tiền thuê văn phòng
Bước 2: Ký Hợp đồng thuê văn phòng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê tiếp theo.
Tuy nhiên có một thực tế rằng hầu hết các tòa nhà không quy định mọi vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng cần phải trả trong thư mời thuê, bởi vậy khách thuê dễ bị nhầm lẫn và tính toán sai tổng chi phí. Vì vậy hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và đàm phán mọi vấn đề về chi phí cũng như điều khoản xong rồi mới tiến hành đặt cọc. Bởi lẽ nếu đã đặt cọc giữ chỗ mà chưa đàm phán thì các khách thuê dễ bị rơi vào vị thế yếu hơn trong cuộc đàm phán và thương lượng hợp đồng sau này.
Cân nhắc tới những đề xuất khác thay vì chỉ để ý tới giá thuê
Không phải tòa nhà nào cũng có thể dễ dàng giảm giá thuê văn phòng, và càng không thể giảm giá sâu so với hiện tại bởi điều này còn ảnh hưởng tới quyền lợi của những khách hàng đã thuê văn phòng tại tòa nhà. Thế nhưng thay vì chỉ tập trung đàm phán giá thuê quý khách có thể chuyển sang đàm phán những hạng mục chi phí khác bởi xét cho cùng thì tổng chi phí khách hàng phải trả bao gồm cả tất cả những chi phí trong hợp đồng. Có thể cân nhắc một vài ưu đãi như:
Tính chi phí ngoài giờ có lợi nhất cho doanh nghiệp
Tùy từng tòa nhà có những cách tính chi phí làm thêm ngoài giờ khác nhau. Có 03 cách tính phí làm ngoài giờ chủ yếu hiện nay:
Thông thường cách tính theo diện tích thuê văn phòng sẽ tiết kiệm hơn so với thiết bị sử dụng. Nhưng với nhiều tòa nhà khách hàng không sử dụng điều hòa trung tâm sẽ được miễn phí làm thêm ngoài giờ. Bởi vậy quý doanh nghiệp hãy dựa trên nhu cầu làm nhiều hay ít để đàm phán cách tính phí có lợi nhất cho mình.
Nếu trong trường hợp tòa nhà tính phí làm thêm ngoài giờ dựa trên điều hòa sử dụng và không thể đàm phán mức chi phí thấp hơn thì doanh nghiệp có thể tự lắp thêm điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để có thể giảm chi phí làm ngoài giờ.
Đàm phán phí ngoài giờ dựa trên diện tích
Nếu tòa văn phòng tính phí ngoài giờ dựa trên diện tích nghĩa là $/m2/h thì quý doanh nghiệp có thể tận dụng diện tích thuê để đàm phán như mức diện tích thuê văn phòng lớn thì có thể ưu đãi giảm chi phí làm ngoài giờ. Hoặc nếu tòa nhà tính theo toàn diện tích văn phòng thì có thể đàm phán mức phí xuống thấp hơn, ví dụ 300000 đồng/văn phòng/giờ thì có thể đàm phán xuống khoảng 200000/sàn/giờ. Thông thường với những đơn vị thuê văn phòng lớn và thời hạn hợp đồng lâu dài sẽ được các chủ tòa nhà ưu tiên hơn, việc đàm phán cũng sẽ dễ dàng hơn.
Xin thêm ưu đãi phí ngoài giờ
Thực tế rất nhiều tòa nhà không có một mức tính giá làm thêm ngoài giờ cụ thể và thường dựa trên thỏa thuận của khách thuê với chủ tòa nhà. Đây chính là một lợi thế để các khách thuê văn phòng có thể thoải mái đàm phán những điều khoản có lợi nhất cho mình và đừng quên xin thêm những ưu đãi. Và thường các tòa cũng sẽ tạo điều kiện tốt nhất cho các doanh nghiệp để hai bên cùng có lợi.Với những doanh nghiệp thường xuyên làm thêm ngoài giờ có thể cân nhắc và đàm phán về thời gian tính giờ làm hành chính.
Ví dụ quy định tòa nhà làm việc từ 7h đến 18h từ thứ hai đến thứ 6 và 7h đến 1h ngày thứ 7 thì quý doanh nghiệp có thể xin tòa nhà tăng thêm giờ làm hành chính, để tiết kiệm chi phí làm ngoài giờ.Thực tế việc đàm phán các điều khoản hợp đồng dựa trên quyền lợi và lợi ích cả hai bên nhưng chắc chắn các tòa nhà sẽ có những giải pháp linh động để có thể cả hai bên cùng có lợi.
Những thông tin cần tìm hiểu để “nắm chắc” phần thắng khi đàm phán thuê văn phòng
Đàm phán thuê văn phòng là một trong những bước quan trọng nhất để đảm bảo doanh nghiệp có thể thuê văn phòng hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Tuy nhiên việc đàm phán với chủ tòa nhà muốn đạt được kết quả như ý thì doanh nghiệp cũng cần nắm rõ một vài thông tin để có được tâm thế tốt nhất trong cuộc đàm phán. Dưới đây Officespace.vn xin chia sẻ những thông tin mà quý doanh nghiệp cần tìm hiểu để “nắm chắc” phần thắng khi đàm phán hợp đồng thuê văn phòng.
Ưu nhược điểm của tòa nhà văn phòng cho thuê
Trước hết quý doanh nghiệp cần nắm rõ những ưu nhược điểm của tòa nhà văn phòng cho thuê. Bởi đây là thông tin quan trọng đảm bảo doanh nghiệp có thể giành được lợi thế tốt để đàm phán. Để có được những thông tin phân tích ưu nhược điểm này thì đương nhiên sự hỗ trợ của đơn vị môi giới thuê văn phòng là vô cùng quan trọng. Quý khách hãy nhờ bên tư vấn thuê tổng hợp những thông tin tòa nhà, đánh giá và đưa ra những điểm cộng và điểm trừ để dễ dàng đàm phán. Và dựa vào những điểm hạn chế để đàm phán với chủ tòa nhà những điều khoản có lợi nhất cho doanh nghiệp.
Ví dụ: vị trí tòa nhà chưa thực sự trung tâm và giao thông không thuận tiện có thể giảm giá thuê xuống thấp hơn. Hoặc mặt bằng thuê không được vuông vức, có nhiều góc chết…có thể khấu trừ vào giá thuê…
Diện tích mặt bằng trống tại tòa nhà còn nhiều hay ít
Việc nắm rõ diện tích trống tại tòa nhà còn nhiều hay ít cũng là yếu tố có lợi cho quý khách trong việc đàm phán thuê văn phòng. Với những tòa nhà còn nhiều mặt bằng trống thì thường chủ tòa nhà sẽ dành nhiều ưu đãi hơn cho doanh nghiệp bởi họ muốn đẩy nhanh quá trình thuê văn phòng, tối ưu kinh doanh. Vì thế mà doanh nghiệp sẽ dễ dàng đàm phán và dễ dàng thuyết phục tòa nhà để có được những điều khoản có lợi nhất cho mình
Mặt bằng doanh nghiệp muốn thuê đã trống lâu hay chưa?
Với những mặt bằng mà đã trống một thời gian dài thì thường các chủ tòa nhà sẽ muốn thúc đẩy việc đàm phán và thuê văn phòng đạt kết quả tốt nhất. Bởi mặt bằng trống thời gian dài cũng có nghĩa là doanh thu của chủ tòa nhà bị ảnh hưởng. Vì thế quý khách hàng sẽ có lợi thế hơn trong việc đàm phán.Ngược lại với những mặt bằng mới trống, thì doanh nghiệp có thể lựa theo tâm lý tòa nhà và đánh vào tâm lý muốn cho thuê nhanh để khai thác kinh doanh.
Tỷ lệ dịch chuyển của khách thuê văn phòng và lý do
Tỷ lệ dịch chuyển của khách thuê văn phòng cao hay thấp? Và những lý do chuyển văn phòng là gì? Thông thường một tòa nhà có thêm mặt bằng trống, trừ khi là tòa nhà mới đưa vào hoạt động thì hầu hết là sẽ có một vài đơn vị mới chuyển sang văn phòng mới. Nếu tòa nhà mà có tỷ lệ khách thuê chấm dứt hợp đồng cao thì chủ tòa nhà thường có xu hướng kích cầu và mang đến nhiều ưu đãi hơn cho khách thuê.
Giá thuê và chi phí khác của các tòa nhà trong cùng khu vực
Tất nhiên không thể thiếu những tổng hợp về phí thuê của các tòa nhà trong cùng khu vực để tạo lợi thế khi đàm phán. Nếu tòa nhà có mức giá cao hơn so với mặt bằng chung khu vực thì quý khách có thể dựa vào đó để đàm phán xuống thấp hơn.
Ví dụ như, bạn dự định thuê một văn phòng trên đường Duy Tân, và biết được xung quanh khu vực đó còn rất nhiều nơi trống và mức giá hấp dẫn hơn. Thì thông tin này sẽ vô cùng hữu ích khi đàm phán với người cho thuê bởi thường tòa nhà cũng không muốn mất khách.
131 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh, TP. HCM
028.3825.8200
www.whiskycognac.com
